Grapadinews.co.id – Lembur merupakan salah satu cara untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Dirasa cukup efektif, beberapa perusahaan menerapkan sistem ini agar jobdesk selesai sesuai dengan deadline. Namun nyatanya sebuah studi menemukan bila peningkatan lembur 10 persen justru dapat mengurangi produktivitas sebesar 2,4 persen.
Pekerjaan yang diteruskan hingga larut malam diimbangi dengan penurunan energi. Meskipun langkah tersebut diperlukan untuk mempercepat tugas, tetapi bekerja overtime selama terus menerus merupakan cerminan dari manajemen yang buruk.
Studi yang dilakukan pada April 2015 mengungkapkan bahwa kehidupan kerja yang buruk seringkali memberikan hasil yang kurang baik, seperti menurunkan semangat kerja, jenuh dan berkurangnya produktivitas.
Jika perusahaan melakukan upaya tersebut agar membuat karyawannya lebih produktif, maka itu tidaklah benar. Sebab langkah berikut ini justru mempermudah pekerjaan agar diselesaikan tepat waktu tanpa harus overtime.
Meningkatkan kerja tim
Seorang pimpinan memiliki kemampuan untuk mengatur tim dengan baik. Namun pada kenyataannya, bisakah Anda membuat mereka bekerja secara efisien?
Perusahaan dibagi lagi per divisi untuk menangani pekerjaan sesuai dengan kemampuan masing-masing sumber daya manusia. Selain bertanggung jawab atas pekerjaan sendiri, mereka juga harus mampu menyelesaikan dan memecahkan kendala dalam tim.
Anggota yang berjumlah 3 hingga lebih orang dalam satu divisi ini memungkinkan pekerjaan diselesaikan dengan cepat. Oleh sebab itu, Anda perlu menerapkan sistem pemanfaatan waktu. Pemimpin memeriksa seberapa banyak tugas yang telah diselesaikan oleh mereka per harinya. Di samping itu pastikan juga setiap SDM memiliki jobdesk merata.
Sementara apabila ada problem yang sulit dipecahkan, sudah sepatutnya semua anggota turut memikirkan apa yang menjadi kendala. Kemudian dicari solusi bersama.
Mengatur kembali sistem meeting
Pertemuan antar divis atau dalam satu divisi yang dipimpin oleh ketua biasanya merupakan agenda rutin perusahaan. Entah untuk mengevaluasi tugas, membahas produk/jasa apa lagi yang hendak dikelola, perencanaan ke depan, membahas problem yang sulit dipecahkan, pertemuan dengan klien atau investor, dan masih banyak lagi lainnya.
Meeting memang penting untuk mencari ide/gagasan baru serta mencari solusi atas masalah. Namun terkadang aktivitas ini tidak berlangsung efektif dikarenakan ada yang asik mengobrol, bermain dengan ponsel masing-masing, dan lain sebagainya. Belum lagi ada yang malas karena dirasa hanya membahas itu-itu saja, sampai menunggu mereka yang terlambat datang.
Hal tersebut justru membuang waktu yang seharusnya digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Maka dari itu kini mulailah untuk mengubah sistem manajemen menjadi lebih mudah. Dengan memanfaatkan teknologi, Anda bisa menerapkan sistem meeting online melalui aplikasi chat. Manajemen tugas jadi lebih mudah, masing-masing orang antar divisi juga makin dekat sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat.
Memanfaatkan alat atau fitur yang tepat
Email, platform perusahaan dan spreadsheet merupakan cara sempurna untuk berkomunikasi dan manajemen anggaran. Namun hal tersebut tidak begitu efisien apabila tidak disertai dengan informasi, dan fitur yang lebih canggih untuk memudahkan pekerjaan.
Seiring dengan berkembangnya teknologi, perusahaan perlu meng-update sistem infomrasi dengan menambahkan fistur-fitur khusus agar tugas kantor lebih cepat diselesaikan. Setidaknya dapat membuat sistem perencanaan dan manajemen kerja lebih mudah dengan adanya detail proyek ke depan dan lain sebagainya.
Hanya dengan menulis di email dan menunggu balasan adalah cara yang sudah ketinggalan zaman. Anda bisa memanfaatkan fitur komunikasi antar karyawan untuk saling membahas anggaran, tugas harian hingga apa pun yang berhubungan dengan proyek. Tentu saja ini adalah cara praktis yang dapat memotong waktu jadi lebih produktif.
Menetapkan kebijakan soal overtime
Pada beberapa perusahaan, overtime seringkali tidak menjadi perhatian. Yang terpenting adalah menyelesaikan seluruh pekerjaan sesuai deadline. Padahal cara ini menekan karyawan dan bisa membuat mereka jenuh dengan aktivitas tersebut.
Dalam case ini, seorang pimpinan harusnya memberlakukan kebijakan khusus yang menekankan pada keseimbangan kehidupan kerja. Misalnya saja dengan menerapkan kerja fleksibel, bisa dilakukan jarak jauh atau mobile, waktu tidak terbatas untuk menyelesaikan. Langkah tersebut efektif dan menjadikan masing-masing orang bisa mengontrol pekerjaan kapan dan di manapun.
Jadwal kerja yang fleksibel
Zaman digital hampir sebagian perusahan beralih pada sistem kerja yang lebih fleksibel. Bekerja 8 hingga 9 jam per hari apalagi sampai overtime adalah cara kuno. Sebab kini beralih pada langkah mudah untuk menyelesaikan tugas.
Dengan memanfaatkan jaringan internet dan fitur canggih, karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan dan mengakses informasi kapan dan di mana saja. Mereka dapat bekerja di tempat manapun yang menjadi favorit sembari menikmati hari. Namun demikian, deadline harus tetap ditetapkan sejak awal agar masing-masing orang disiplin dalam menyelesaikan.
Selain mudah, langkah ini juga membuat hari-hari mereka lebih produktif. Tingkat stres bisa dikurangi, sementara kesehatan karyawan lebih optimal.
Produktivitas dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan garis waktu yang telah ditetapkan. Masa depan perusahaan ada pada pekerjanya, oleh sebab itu lembur bukan lagi satu-satunya cara efektif untuk mengerjakan semuanya dengan cepat. Dengan langkah mudah di atas pekerjaan dapat diselesaikan dengan mudah tanpa mengurasi energi.
