Grapadinews.co.id – Keterlambatan pembayaran akan mengganggu arus kas. Sebab pada dasarnya cashflow adalah sumber kehidupan setiap bisnis. Bayangkan saja apabila ada beberapa faktur yang masih belum diproses, maka lama kelamaan akan membengkak dan mempengaruhi laporan harian. Hal ini akan berdampak buruk pada usaha yang dijalankan.
Apabila demikian nantinya Anda akan mengalami kesulitan pada keuangan yang mencakup gaji karyawan, pemutaran modal usaha, produksi, dan seluruh aspek dalam perusahaan. Keterlambatan pembayaran dalam jumlah kecil saja bisa mempengaruhi seluruhnya. Lantas apa yang harus dilakukan untuk mengatasi situasi demikian?
Menambahkan biaya keterlambatan
Menunggu pembayaran dari customer terkadang menguras tenaga dan emosi. Justru hal tersebut akan buang-buang waktu yang seharusnya untuk mengurus bisnis dan pelanggan lainnya. Dengan demikian ada kalanya untuk menambahkan biaya keterlambatan, sehingga mendorong mereka untuk segera melakukan pelunasan.
Lebih tegas terhadap konsumen
Cara ini mungkin terdengar cukup ketat dan menekan, namun inilah yang bisa dilakukan untuk mengatur pembayaran. Anda perlu menerapkan kesepakatan terlebih dahulu dengan konsumen tentang batas waktu pelunasan. Meski terasa berat, akan tetapi invoice bisa diproses tepat waktu.
Menindak lanjuti pembayaran terlambat
Mengecek satu per satu faktur pembayaran merupakan tugas harian yang harus dilakukan. Kemudian berikan kepada konsumen yang belum membayar. Ada kalanya mereka menolak karena berbagai alasan.
Namun Anda membutuhkan pembayaran tepat waktu untuk memastikan arus kas berjalan dengan baik. Maka cara menindak lanjuti ini bisa dilakukan.
- Hari ke-15 beri peringatan baik-baik, bisa dalam bentuk tertulis, seperti email.
- Hari ke-30, sebulan telah berlalu dan masih belum ada tindak lanjut. Anda bisa memanggilnya secara langsung melalui tulisan.
- Hari ke-32 sampai 45, lakukan panggilan kembali melalui email, sertakan pula salinan faktur disertai dengan denda keterlambatan. Beri tahu klien bila pembayarannya sudah melewati jatuh tempo.
- Hari ke-60 terakhir kalinya mengirimkan peringatan. Anda bisa mengirimkan petugas khusus untuk menagih secara langsung dan pastikan agar mereka benar-benar membayar.
Menawarkan bonus atau insentif
Pada dasarnya konsumen lebih suka dengan potongan harga, apalagi bonus. Maka untuk mengatasi keterlambatan pembayaran Anda bisa menawarkan untuk membujuk mereka membayar sebelum jatuh tempo dengan bonus satu atau tiga item barang. Atau mungkin bisa juga menawarkan potongan harga bagi pembayaran lunas di awal.
Cara ini tidak akan membuat perusahaan kerepotan dalam menagih atau memperingati konsumen. Arus kas juga tidak akan terganggu karena pembayaran telah banyak dilunasi lebih awal.
Menerapkan sistem pembayaran di muka
Langkah lain untuk menghindari pembayaran terlambat adalah dengan menerapkan pembayaran di muka. Anda bisa mencoba sistem uang muka, atau sepersekian persen yang harus dibayar dari harga seluruhnya. Atau bisa juga melunasi semuanya terlebih dahulu.
Kepercayaan harus dibangun antara kedua belah pihak. Apabila pelanggan sudah melunasi atau membayar uang muka, maka sudah sepatutnya perusahaan untuk mengirimkan barang tepat waktu.
Konsumen merupakan sekumpulan orang yang harus dilayani dengan baik. Tanpa mereka usaha tidak akan berjalan lancar. Namun demikian, pembayaran tepat waktu juga mempengaruhi arus kas pada perusahaan. Seluruh kegiatan operasional, produksi hingga gaji karyawan bergantung pada pemasukan.
